Đơn vị cung cấp phẩn mềm hóa đơn điện tử (VAN) là đơn vị trung gian để giúp các doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị nào đó có thể sử dụng được hình thưc hóa đơn điện tử. Hay nói cách khác muốn sử dụng hóa đơn điện tử, các đơn vị, doanh nghiệp phải truy cập phần mềm hóa đơn điện tử. Đó chính là lý do đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử ra đời.

1. Tìm hiểu về đơn vị cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử

Trước khi tìm hiểu về đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử bạn cần phải hiểu rõ về hóa đơn điện tử. Hiểu một cách đơn giản thì hóa đơn điện tử là loại hoá đơn được phát hành dựa trên các phương tiện điện tử. Điều này có nghĩa là mọi hoạt động điền thông tin giao dịch, in, xuất, nhận – gửi sẽ không còn được thực hiện theo cách thủ công nữa.

Muốn sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị hoặc doanh nghiệp phải có phần mềm hóa đơn điện tử. Vậy phần mềm này ở đâu mà có?
Doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương thức sau: Một là, doanh nghiệp tự xây dựng một phần mềm hóa đơn cho riêng mình và đăng ký thông báo với Tổng cục thuế. Hai là, doanh nghiệp sử dụng và phát hành trực tiếp thông qua cổng giao dịch của Tổng Cục thuế. Ba là, doanh nghiệp đặt hàng và sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử thông qua một bên thứ 3 phát hành. Bên thứ 3 phát hành ở đây chính là đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
Trong 3 phương thức lựa chọn để sử dụng hóa đơn điện tử thì cách thứ 3 đang là cách được nhiều doanh nghiệp chọn dùng.

2. Điều kiện để trở thành đơn vị cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử

Để được lựa chọn là đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, các đơn vị này phải trải qua quá trình kiểm duyệt và sự đồng ý cho phép của Tổng cục thuế về đầy đủ các điều kiện có thể đáp ứng được cho việc sử dụng hóa đơn điện tử với số lượng lớn của nhiều doanh nghiệp.

2.1. Phần mềm hóa đơn điện tử phải tối ưu nhất

Như đã nói ở trên hóa đơn điện tử là hình thức giao dịch, in, xuất, nhận – gửi, hoàn toàn trên hệ thống điện tử (internet). Do đó phần mềm hóa đơn điện tử tối thiểu phải có đầy đủ các tính năng để người dùng có thể giao dịch, in, xuất, nhận – gửi thậm chí là quản lý được toàn bộ hóa đơn của mình. Ngoài ra, nếu đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có thêm các tính năng tích hợp dữ liệu với các phần mềm khác như: phần mềm quản lý sản xuất hay phần mềm kế toán bán hàng, thì đó là lợi thế lớn để người dùng tìm đến sử dụng nhiều hơn.

2.2. Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đảm bảo hỗ trợ khách hàng 24/24

Trong quá trình sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do đơn vị nào đó cung cấp nếu trường hợp bị lỗi gì đó khiến người dùng không thể gửi được hóa đơn hay không xem được hóa đơn thì đơn vị đó phải đảm bảo hỗ trợ một cách nhanh chóng nhất có thể để kịp thời xử lý.
Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đảm bảo hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng phần mềm 24/24 giờ trong ngày và 7/7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, Tết.
Ngoài ra, đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cần phải có trách nhiệm tư vấn và đào tạo sử dụng phần mềm phù hợp với mô hình quản lý cho các doanh nghiệp muốn đăng ký áp dụng.